Die Telefonie-Funktion in Microsoft Teams verhinderte Arbeitsausfälle

Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung beschleunigt. Durch die Home Office Pflicht mussten viele Arbeitnehmende zuhause arbeiten und online kommunizieren können, z. B. für Besprechungen und Sitzungen. Microsoft Teams etablierte sich als Favorit für virtuelle Begegnungen. Viele werden dieses Kommunikationsinstrument auch in Zukunft nutzen.

Veröffentlicht am
Kevint Kuster
MAS in Business Administration, CAS Information Security, Informatiker mit eidg. Diplom, Geschäftsführer Dacor Informatik AG

Wer aus der Not eine Tugend macht, entdeckt dabei nicht selten Vorteile. Die digitale Kommunikation sparte vielen Unternehmen Reisezeit. Zudem sind digitale Sitzungen meist effizienter als physische Besprechungen. Diese Vorteile werden einige Unternehmen wohl auch in Zukunft nutzen wollen. Die Kehrseite der Medaille – digitale Treffen können den sozialen Kontakt nicht ersetzen.
 
Vielseitige Applikation
Microsoft Teams war die Rettung in der Pandemie. Diese smarte Applikation ist fester Bestandteil von Microsoft 365 und wird kontinuierlich zur zentralen Kollaborationsplattform weiterentwickelt. Sie vereint Chat, Dokumentenablage, Bildschirmfreigabe, Telefonie und mehr. Die Zusammenarbeit innerhalb und ausserhalb des Unternehmens kann jederzeit auf allen Geräten wie Laptop, Smartphone, Tablet oder PC erfolgen – zuhause, unterwegs oder im Büro.
Mit Microsoft Teams Telefonie besteht die Möglichkeit, ein- und ausgehende Gespräche von Festnetz- und Mobiltelefonen mit der eigenen Festnetznummer zu führen. Grundlegende Telefonsystemfunktionen werden dabei ebenfalls unterstützt: Halten, Abrufen von Anrufen, An-rufweiterleitung, gleichzeitiges Klingeln, Voicemail, Warteschleife, Anrufhistorie, Kurzwahl und Anruferkennung. Microsoft Teams Telefonie benötigt keine hohen Investitionskosten und reduziert zusätzlich die Komplexität von herkömmlichen Telefonie Installationen. Je nach Bedürfnissen eines Unternehmens sind individuelle Lösungen umsetzbar. Microsoft Teams Telefonie kann bereits ab einem einzelnen Benutzer eingesetzt werden, da die Microsoft Lizenz benutzergebunden ist. Bei grösseren Unternehmen ist es empfehlenswert, die Migration zur Cloud Telefonie sequenziell durchzuführen.
Weiter bieten die meisten Telefonanbieter bereits die nötige Infrastruktur für die Telefonie in Microsoft Teams an. Dies bedeutet, dass die Telefonnummern direkt übernommen und in Microsoft Teams integriert werden können. Steht bereits ein sogenannter Session Border Controller (Schnittstelle zum öffentlichen Telefonnetz) im Einsatz, lässt sich dieser auch sehr einfach zu einem anderen Anbieter migrieren. Microsoft selbst bietet diese Möglichkeit ebenfalls an. Es ist also möglich, die gesamte Telefonie aus der Microsoft Cloud zu beziehen. Die Telefonrechnung wird dann durch Microsoft zugestellt.

Was zu beachten ist
Eine störungsfreie Verbindung benötigt einen stabilen Internetzugang. Dies ist in der Schweiz meist kein Problem. Für den Einsatz im Ausland empfiehlt es sich, das Datenabo des Handyproviders zu prüfen. Durch die Abhängigkeit von Microsoft kann nicht telefoniert werden, wenn der Dienst, aus welchen Gründen auch immer, bei Microsoft nicht verfügbar ist. Bei Qualitätsproblemen lässt sich kaum feststellen, woher das Problem rührt, da Teams irgendwo auf der Welt betrieben werden kann. Ebenfalls kann Microsoft die Preise anheben. Die laufende Weiterentwicklung von Microsoft bedingt eine gewisse Unternehmenskultur. Bestehende Systemapparate werden eventuell nicht mehr unterstützt oder nur mit teuren Gateways.

KMU bleiben flexibel
Diese Lösung lässt einen späteren Wechsel auf eine andere VoIP Lösung ohne grossen Aufwand offen. Der Telefonieprovider ist frei wählbar. Ebenfalls ist die Integration und Interaktion mit Office und Sharepoint Produkten von Haus aus gegeben. Die Applikation ist auf diversen (auch privaten) Geräten installierbar. Die bestehende, «alte» Telefonielösung fällt weg. Call Attendant und Queuing (Warteschleife, Ringrufe) können einfach eingerichtet werden. Die Kosten pro Benutzer sind pro Monat oder Jahr kalkulierbar. Die Dacor-Informatik berät und unterstützt KMU für die Aktivierung, Schulung oder Installation von Microsoft Teams.

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