Zahlungsverkehr: QR-Rechnung statt Einzahlungsscheine

Am 30. Juni 2020 macht die Schweiz einen weiteren grossen Schritt in Richtung Harmonisierung des Zahlungsverkehrs. Mit der Einführung des Swiss QR Code werden die Einzahlungsscheine ersetzt. Was bedeutet das für die Unternehmen?

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Der QR-Code enthält digitalisiert alle Zahlungsinformationen und ermöglicht die Rechnungsstellung in Franken und Euros, dies bei wesentlich höherer Datenqualität durch mehr und präzisere Informationen. Mit ihm sind die Zahlungsreferenzen durchgehend vom Auftraggeber bis zum Empfänger automatisiert. Es passieren weniger Fehler beim Einlesen und die Zahlungsabwicklung und -überwachung gestaltet sich wesentlich effizienter. Die Einführung der QR-Rechnung betrifft schweizweit alle Unternehmen, staatlichen Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen sowie alle Privatpersonen. Rechnungssteller können QR-Rechnungen ab dem 30. Juni 2020 verschicken. Ab diesem Datum läuft eine Übergangsfrist von mindestens zwei Jahren. Dennoch sollte sich jedes Unternehmen rechtzeitig auf die QR-Rechnung vorbereiten.

Kreditorenrechnungen

Wer für seinen Kreditorenprozess noch keine Software einsetzt, muss nichts unternehmen. Die Rechnungen können weiterhin über Mobile Banking, E-Banking, per Post am Schalter oder mit einem Zahlungsauftrag beglichen werden. Die Abwicklung kann jedoch zeitintensiver und die Spesen höher sein als mit einer ERP-Software. Für alle, die ihre Kreditorenbelege nach wie vor manuell verarbeiten, ist jetzt eine gute Gelegenheit, um eine Software-Lösung einzuführen. Mit dem Modul Kreditorenbuchhaltung der Abacus Business Software beispielsweise entfällt viel manuelle Arbeit, ein KMU spart also Zeit und Geld. Unternehmen, die für die Erfassung und Bezahlung ihrer Kreditorenbelege bereits eine Software einsetzen, können sich beim Anbieter über die Möglichkeiten informieren. Die Abacus Version 2019, die auch bei der Gewerbe-Treuhand für AbaWeb-Kunden im Einsatz ist, steht für die Verarbeitung von QR-Kreditorenbelegen bereit. Als Ergänzung zur Kreditorenbuchhaltung empfiehlt sich AbaScan für das Verarbeiten von pdf-Belegen mit integrierter Texterkennung.

Debitorenrechnungen

Dank der Übergangsfrist können die bisherigen Einzahlungsscheine auch nach dem 30. Juni 2020 an Kunden versandt werden. Es empfiehlt sich jedoch, die Prozesse anzupassen. Unternehmen, die ihre Einzahlungsscheine mit Hilfe einer Software bedrucken, können sich bei ihrem Anbieter über die Umstellung informieren. In den meisten Fällen ist ein Update notwendig. Für Unternehmen, welche die Einzahlungsscheine ihrer Bank verwenden oder lediglich ihre IBAN-Bankverbindung auf der Rechnung andrucken, empfiehlt es sich, eine Business Software für das Erstellen und Verwalten von Debitorenrechnungen oder ein Tool für das Generieren eines QR-Einzahlungsscheins einzusetzen. Die Angebote hierfür sind vielfältig. Mit dem Online-Tool AbaNinja bietet Abacus auch für Kleinunternehmen eine kostengünstige Lösung an. Die Auftragsbearbeitung der Abacus Business Software ist ab Version 2020 für die QR-Rechnung bereit.

Wie weiter?

KMU sollten nicht mehr zuwarten, sondern ihre Hard- und Softwareinfrastruktur auf deren Anpassungsbedarf prüfen und mit ihren Partnern zusammen die Umstellung auf die QR-Rechnung planen. Die Nutzung des QR-Codes ab dem 30. Juni 2020 erleichtert die Fakturierung und den Zahlungsverkehr für den Rechnungsempfänger wie auch für den Rechnungssteller. 

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